Al collegio sindacale, in qualità di organo di vigilanza sul corretto operare della società, è demandato, tra gli altri, il compito di sostituire l’organo amministrativo in taluni casi di inerzia dello stesso. L’organo di controllo assume in tal modo una funzione di sicurezza, evitando che le omissioni degli amministratori si traducano in un danno per la società e per i terzi.
Gli adempimenti che il collegio sindacale è chiamato a svolgere, nel caso in cui gli amministratori non vi provvedano, possono riguardare:
1) La convocazione dell’assemblea dei soci;
2) L’esecuzione delle pubblicazioni imposte dalla legge;
3) La presentazione al tribunale delle istanze relative allo scioglimento e alla liquidazione della società;
4) Il ricorso al tribunale in alcuni casi particolari
Convocazione dell’assemblea
La riunione dei soci in assemblea ha lo scopo di permettere a questi la conoscenza dei fatti di gestione posti in essere dagli amministratori.
La riunione assembleare è dunque l’occasione attraverso cui i soci possono controllare la correttezza dell’operato degli amministratori e la corrispondenza di questo al mandato ricevuto.
Il codice civile, consapevole dell’importanza di tale momento di confronto tra soci e amministratori, ha imposto (art. 2364 c.c.) l’obbligo di convocare l’assemblea ordinaria almeno una volta l’anno, entro il termine previsto dallo statuto e comunque non oltre i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Questo termine può essere prorogato di 60 giorni solo da parte di società che redigono il bilancio consolidato e quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto sociale.
Per garantire il rispetto di tale adempimento, l’articolo 2631 c.c. punisce la mancata convocazione dell’assemblea nei casi previsti dalla legge o dallo statuto con una sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032 a 6.197 euro.
Questa sanzione può colpire sia gli amministratori che i sindaci, proprio perché a questi ultimi è attribuito dalla legge il generale potere di convocare l’assemblea in caso di omissione o ingiustificato ritardo da parte dell’organo amministrativo (art. 2406, comma 1° c.c.).
In caso di inerzia degli amministratori, il collegio sindacale deve, inoltre, convocare l’assemblea quando lo richiedano soci rappresentanti almeno 1/20 del capitale sociale, per le società che fanno ricorso al mercato dei capitali di rischio, o 1/10 per tutte le altre, salvo che lo statuto non preveda percentuali inferiori (art. 2367 c.c.).
I sindaci possono poi convocare l’assemblea, quando venga a mancare l’amministratore unico o l’intero consiglio di amministrazione (art. 2386, comma 5, c.c.), come,ad esempio, quando nello statuto è presente la clausola simul stabunt simul cadent che prevede, in sostanza, che al mancare anche di un solo membro del CDA segua la decadenza dell’intero organo.
Circostanza analoga può verificarsi in caso di morte di tutti i componenti del CDA. Poiché il codice civile non ammette che una società di capitali possa risultare priva dell’organo amministrativo, se non per il breve periodo necessario alla ricostituzione dello stesso, l’onere di convocare l’assemblea posto a carico del collegio sindacale si spiega perché, senza gli amministratori, non vi sarebbe altro soggetto in grado di provvedere a tale adempimento.
Secondo l’articolo 2631, i sindaci, per stabilire se vi è stata omessa convocazione dell’assemblea, devono riferirsi ai termini previsti dalla legge o dallo statuto e, in mancanza di questi, attendere che siano trascorsi trenta giorni dal momento in cui sono venuti a conoscenza del presupposto che obbliga alla convocazione dell’assemblea dei soci.
La norma di comportamento 5.7 descrive, in dettaglio, i criteri secondo i quali i sindaci devono operare nel convocare l’assemblea in caso di inerzia degli amministratori. Innanzitutto, è previsto che l’organo di controllo ne dia preventiva comunicazione all’amministratore unico o al presidente del CDA e ove detto organo ne sia sprovvisto, indirizzarla a tutti i membri in carica.
La convocazione dell’assemblea può avvenire soltanto previa deliberazione del collegio sindacale, stante la natura collegiale dell’organo.
I singoli membri possono però prospettare la necessità di una simile delibera o sollecitare, a tale scopo, la convocazione del collegio sindacale.
Pubblicazioni imposte dalla legge
L’altro gruppo di adempimenti imposti ai sindaci in caso di inerzia degli amministratori attiene all’esecuzione delle pubblicazioni presso il registro delle imprese, come quando si verifica la cessazione dell’intero organo amministrativo Nelle more nomina dei nuovi amministratori, al collegio sindacale spetta il potere di compiere gli atti di ordinaria amministrazione (art. 2386, comma 5, c.c.) e ciò all’evidente scopo di evitare che dalla repentina cessazione dell’attività gestionale possa derivare un danno alla società.
Questa circostanza assume connotati peculiari nel caso delle società in accomandita per azioni in quanto l’articolo 2458 c.c. prevede che, se nel termine di 180 giorni da quando ciò avviene non si provvede a sostituire l’organo amministrativo, la società si scioglie.
In questi casi, al collegio sindacale è attribuito addirittura il compito di nominare un amministratore provvisorio.
Scioglimento e liquidazione
Il verificarsi di una causa di scioglimento rappresenta un fatto importantissimo nella vita della società perché impone ai soci l’onere di decidere se proseguirne l’attività, rimuovendo le cause di scioglimento, o avviare la procedura di liquidazione.
In questo contesto, il collegio sindacale, oltre a dover vigilare sul corretto svolgimento della procedura, come meglio dettagliato dalla norma 10.9, può intervenire quando l’organo amministrativo non provveda a:
1) iscrivere presso il registro delle imprese l’apposita dichiarazione con cui viene accertata la causa di scioglimento;
2) convocare l’assemblea per la messa in liquidazione e la nomina dei liquidatori. Il collegio sindacale non può, però, procedere direttamente agli adempimenti sopra elencati, ma deve limitarsi a presentare apposita istanza al tribunale competente che provvederà in luogo degli amministratori.
Per l’accertamento delle cause di scioglimento della società e per la convocazione dell’assemblea di messa in liquidazione, gli articoli 2485 e 2487 c.c. non prevedono termini specifici, limitandosi a raccomandare agli amministratori di procedere senza indugio. Conseguentemente, la norma di comportamento n. 9 richiede che i sindaci, prima di ricorrere al tribunale, sollecitino gli amministratori affinché provvedano agli adempimenti in esame, così da concedere loro un tempo ragionevole per formarsi un giudizio sulle cause di scioglimento.
La norma n. 9 conclude elencando i seguenti casi in cui il collegio sindacale può intervenire in sostituzione degli amministratori presentando di apposita istanza al tribunale competente:
1) La riduzione del capitale sociale in caso di acquisto di azioni proprie effettuato in violazione dell’articolo 2357 c.c.;
2) L’annullamento delle azioni o quote della società controllante acquistate in violazione dell’articolo 2359-bis c.c.;
3) La riduzione del capitale sociale per perdite subite ex articolo 2359-quater c.c..
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