Come implementare un sistema di pianificazione e controllo
Analogamente a quanto si è fatto in occasione dell'impianto di un sistema qualità anche l'impianto di un sistema di pianificazione e controllo deve iniziare dall'individuazione delle responsabilità, cioè, in termini semplici, dal «Chi fa che cosa», come lo fa' ed entro quali scadenze. Dato che ogni azienda è diversa da ogni altra, la complessità delle procedure può essere molto variabile, ma è raro il caso che non possa essere descritta dallo stesso responsabile aziendale o del settore amministrativo. L'aiuto del consulente esterno è utile soprattutto per dare ordine alla stesura.
Scrivere delle procedure non è assolutamente cosa difficile, come molti sembrano credere: si tratta soltanto di descrivere ciò che ciascuno fa' (o ciò che dovrebbe fare per fare le cose bene e a tempo debito), formalizzare i compiti e verificare alle scadenze con semplici visite ispettive interne che ciò che si era previsto di fare è stato fatto.
Il requisito fondamentale per il successo è la reale volontà della Direzione di ottenere le informazioni previste dal sistema alle scadenze stabilite. Il maggior ostacolo all'impianto di un «Sistema di pianificazione e Controllo» in un'azienda, per quanto possa sembrare strano, resta il disinteresse della Direzione all'utilizzo dei dati che gli vengono da un sistema di pianificazione e controllo ben studiato e condotto.
Non è facile scrivere di queste cose in modo da poter vestire una pluralità di imprese, quindi, per dare un esempio concreto di quanto si intende, indichiamo un esempio di Check-list elementare dalla quale si può desumere il lavoro da fare per rendere disponibili i risultati richiesti.
Esempio
Esempio parziale di Check-list da usare in una visita ispettiva sulla qualità del servizio amministrativo gestionale:
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Domande:
- Si redige il rendiconto economico mensile progressivo alla fine di ogni mese?
- Il rendiconto viene esaminato e discusso con i collaboratori e soci entro la fine del mese successivo a quello cui si riferisce?
- L'impresa mantiene aggiornata con cadenza almeno settimanale anche una pianificazione finanziaria a breve?
- Questa situazione di tesoreria viene esaminata ogni settimana dal responsabile finanziario e, almeno una volta al mese, dal decisore aziendale?
- Con il rendiconto viene redatto e presentato con cadenza almeno trimestrale anche la situazione patrimoniale gestionale e gli indici più significativi per la specifica realtà dell'impresa?
- Ogni volta che si deve decidere un investimento l'amministrazione produce uno studio sulla sua convenienza e l'imprenditore assume la decisione sulla base di un documento che resterà agli atti?
- Si calcolano i costi e i margini dei principali prodotti (o servizi), famiglie di prodotti (o servizi) con tempestività?
- Nel caso di commesse di lunga durata o di cantieri a quali intervalli di tempo si consentivano le tappe nel corso dei lavori? mensilmente? trimestralmente? ad avanzamento lavori sulla base di stati preventivati?
(Ovviamente una certificazione da parte di un Ente certificatore includerà domande volte a verificare l'efficienza dell'amministrazione nella sua funzione civilistica, che in tutte le imprese bene organizzate sono note e rispettate. A noi oggi interessano gli aspetti gestionali, assai meno noti e rispettati).
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Aspetti importanti, come la rilevazione della soddisfazione del cliente, aggiunti alle norme ISO 9000 originarie in tempi successivi, hanno migliorato l'efficacia della «qualità» perché l'hanno finalizzata rendendola una mentalità: «il tuo profitto, il tuo posto di lavoro in azienda, il tuo benessere dipendono dalla soddisfazione del cliente».
La soddisfazione del cliente
Ma con quali parametri la misuriamo? E quanto costa questa soddisfazione? È soltanto un piatto di «buona cera» quando trattiamo con lui? È un servizio in più che altri non danno? È alta professionalità o metodi di lavoro nuovi? È frutto della superiore qualità dei nostri prodotti, dei capricci del mercato o degli investimenti che la Direzione dell'impresa ha avuto il coraggio di fare? Oppure le nostre vendite e la soddisfazione dei nostri clienti si mantengono elevate per merito della travolgente pubblicità che diffondiamo? E quanto ci costa mantenerla?
Ecco altre domande alle quali si può rispondere soltanto con una contabilità impostata con criteri gestionali, ma con precisione amministrativa, che metta a disposizione del decisore aziendale le informazioni contabili necessarie.
Come dimostra l'esempio di check-list la certificazione del sistema di pianificazione e controllo è cosa elementare perché in sostanza consiste nel dare ordine ad adempimenti che qualsiasi amministrazione può fare se e quando l'imprenditore la richiede, ma il vero vantaggio che fornisce questa norma è quello di addestrare l'imprenditore a decidere sempre a ragion veduta; quindi di migliorare la sicurezza e l'efficienza di chi sceglie la rotta e manovra il timone.
Se poi non parliamo di una semplice contabilità direzionale, ma di un completo sistema di pianificazione e controllo certificato in grado di programmare la marginalità aziendale, di prevedere e di fornire gli strumenti per correggerne gli scostamenti nel tempo, parliamo di qualcosa di utile quanto il radar nella guida degli aerei o il sonar nel guidare sommergibili, uno strumento che ci dice in ogni momento dove siamo e a quali ostacoli stiamo andando incontro.