Rimborsi spese nel Libro unico del lavoro: chiarimenti ministeriali

Pierluigi Rausei

Limiti alle sanzioni

Da ultimo, si segnala come l’interpello ometta di richiamare la risposta B.11 del Vademecum ministeriale nella parte in cui sancisce che “la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo”.

Chiaramente tale previsione permane nella sua integrale portata, quale limite all’azione sanzionatoria del personale ispettivo delle Direzioni provinciali del lavoro. Gli ispettori del lavoro, infatti, potranno considerare non sanzionabile la mancata annotazione di spese marginali o non ricorrenti, come nel caso di importi occasionali o di scarsa rilevanza economica (nel raffronto, su base annuale, con una retribuzione mediamente percepita), purché il datore di lavoro mantenga una idonea documentazione analitica dei rimborsi marginali o non rilevanti che non sono stati registrati.

La condotta datoriale	è sanzionabile?
Omessa registrazione nel Lul dei rimborsi spese normalmente corrisposti.	SÌ tranne i casi di errore meramente materiale. La sanzione amministrativa pecuniaria va da € 150 a € 1500, ma se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori sale da € 500 a € 3000 (art. 39, c. 7, D.L. n. 112/2008, convertito dalla legge n. 133/2008). Si applica la diffida amministrativa (art. 13, D.Lgs. n. 124/2004): la sanzione in caso di ottemperanza è pari a € 150 nell’ipotesi base, a € 500 in quella più grave. La sanzione in misura ridotta (art. 16, legge n. 689/1981): è pari a € 300 nell’ipotesi base, a € 1000 in quella più grave.
Omessa registrazione nel Lul dei rimborsi spese di valore marginale o non ricorrenti.	NO, ma va conservata documentazione analitica idonea.

I rimborsi spese nel Vademecum sul Libro unico del lavoro del 5 dicembre 2008
B.11	Rimborsi spese sul Libro unico: vanno sempre iscritti?	Sì. Vanno eseguite le annotazioni relative ai rimborsi spese anche se esenti fiscalmente e contributivamente. L’annotazione può prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte, esattamente come ora. La mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo.
B.12	Vanno iscritti anche i rimborsi di spese anticipate dal dipendente con fatture intestate all’azienda?	Non vanno indicate sul Libro Unico del Lavoro le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima.
B.13	I rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale ovvero mediante un fondo spese dell'azienda vanno sempre indicati nel Libro unico?	Ai fini della individuazione dei rimborsi spese da indicare sul Libro unico non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la qualità delle spese rimborsate. Vanno pertanto indicate le spese che vengono rimborsate al dipendente, sia forfetariamente che su base di elencazione analitica dei singoli titoli di spesa, escludendo invece le fatture o le spese già direttamente intestate all’azienda. La dazione di fondi spese o fondi cassa anticipativi non andrà indicata sul Libro Unico, ove andrà evidenziata soltanto la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi. Il datore di lavoro terrà comunque a disposizione della vigilanza, su richiesta, un dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo.