Il decreto approvato dal Consiglio dei Ministri del 22 gennaio 2010 di ratifica della Direttiva 36/2007/CE dell’11 luglio 2007 ha introdotto una disciplina finalizzata a realizzare il rafforzamento della partecipazione assembleare degli azionisti di società che hanno sede in uno Stato membro e le cui azioni siano ammesse alla negoziazione su un mercato regolamentato situato od operante in uno Stato membro.
La direttiva 2007/36/CE dell’11 luglio 2007, relativa all’esercizio di alcuni diritti degli azionisti di società quotate, introduce importanti novità in tema di funzionamento dell’assemblea, in particolare:
- in materia di convocazione assembleare e informazione pre-assembleare;
- diritto dei soci di inserire punti all’ordine del giorno e di presentare proposte di delibera;
- legittimazione all’intervento in assemblea e voto; partecipazione all’assemblea con mezzi elettronici;
- diritto del socio di porre domande e conferimento di delega.
I tempi di convocazione dell’assemblea
La nuova legge stabilisce che l’assemblea delle società quotate va convocata mediante avviso pubblicato sul sito internet della società:
- entro trenta giorni precedenti la data dell’assemblea stessa e con le modalità che la Consob stabilirà con regolamento
- entro quaranta giorni precedenti la data dell’assemblea stessa, qualora i soci debbano deliberare sull’elezione dei componenti del consiglio di amministrazione o del collegio sindacale, al fine di permettere ai soci di elaborare le proprie strategie in un termine congruo;
- entro ventuno giorni precedenti la data dell’assemblea stessa, per ragioni di urgenza, qualora si tratti di deliberare in ordine alla riduzione del capitale per perdite o alla nomina dei liquidatori;
- entro il quindicesimo giorno precedente la data dell’assemblea stessa, quando si debba deliberare su misure difensive anti scalata.
Contenuto e modalità di pubblicazione dell’avviso di convocazione
Il contenuto dell’avviso di convocazione è stato adeguato all’articolo 5, paragrafo 3, DHSR (articolo 2366, primo comma, del codice civile; articolo 125-bis, comma 4, Tuf).
L’avviso di convocazione è pubblicato sul sito Internet della società e, confermando quando già disposto dall’articolo 113-ter, comma 1, TUF come le modalità indicate dalla Consob nel regolamento emanato ai sensi del comma 3 del medesimo articolo.
L’avviso di convocazione deve contenere:
- l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo dell’adunanza nonché l’elenco delle materie da trattare;
- una descrizione chiara e precisa delle procedure che gli azionisti devono rispettare per poter partecipare e votare in assemblea, ivi comprese le informazioni riguardanti:
1) il diritto di porre domande prima dell’assemblea, i termini entro i quali può essere esercitato il diritto di integrare l’ordine del giorno, nonché, anche mediante riferimento al sito Internet della società, gli ulteriori dettagli su tali diritti e sulle modalità per il loro esercizio;
2) la procedura per l’esercizio del voto per delega e, in particolare, i moduli che gli azionisti hanno la facoltà di utilizzare per il voto per delega nonché le modalità per l’eventuale notifica, anche elettronica, delle deleghe di voto;
3)l’identità del soggetto eventualmente designato dalla società per il conferimento delle deleghe di voto nonché le modalità e i termini per il conferimento delle deleghe da parte dei soci con la precisazione che la delega non ha effetto con riguardo alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto;
4) le procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici, se previsto dallo statuto;
- la data nella quale occorrerà avere la qualità di soggetto avente diritto di voto al fine di partecipare all’assemblea;
- le modalità e i termini di reperibilità del testo integrale delle proposte di deliberazione, unitamente alle relazioni illustrative, e dei documenti che saranno sottoposti all’assemblea;
- l’indirizzo del sito Internet;
- le altre informazioni la cui indicazione nell’avviso di convocazione è richiesta da altre disposizioni.
I documenti per l’assemblea
L’organo di amministrazione entro il termine di pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’assemblea mette a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito Internet della società, e con le altre modalità previste dalla Consob con regolamento, una relazione sulle materie all’ordine del giorno.
Fa eccezione la relazione di cui all’articolo 2446, primo comma, del codice civile, che deve essere messa a disposizione del pubblico almeno ventuno giorni prima dell’assemblea.
Nel caso di convocazione dell’assemblea ai sensi dell’articolo 2367 del codice civile, la relazione sulle proposte concernenti le materie da trattare è predisposta dai soci che richiedono la convocazione dell’assemblea.
L’organo di amministrazione mette a disposizione del pubblico la relazione, accompagnata dalle proprie eventuali valutazioni, contestualmente alla pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’assemblea.
Il ruolo della minoranza
La legge prevede che gli amministratori devono convocare senza ritardo l’assemblea quando ne sia fatta domanda da tanti soci che, nelle società quotate, rappresentino almeno il ventesimo del capitale sociale o la minore percentuale prevista nello statuto. Inoltre viene previsto che i soci titolari di almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione dell'assemblea (ovvero entro cinque giorni se si tratta di assemblea convocata per ripianare perdite o nominare liquidatori), l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti.
Le domande devono essere presentate per iscritto.
I soci che richiedono l’integrazione dell’ordine del giorno predispongono una relazione sulle materie di cui essi propongono la trattazione.
La relazione è consegnata all’organo di amministrazione entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta di integrazione.
L’organo di amministrazione mette a disposizione del pubblico la relazione, accompagnata dalle proprie eventuali valutazioni, contestualmente alla pubblicazione della notizia dell’integrazione, con le stesse modalità prescritte per la diffusione dell’avviso di convocazione assembleare.