Lavoro e Previdenza Adempimenti per i datori di lavoro

Contratti di lavoro: obblighi di trasparenza assolti con l’aiuto del regolamento aziendale

Simone Baghin Consulente del lavoro in Vicenza

Pubblicato il 02/09/2022

Vedi tutti i contenuti su

Ai fini dell’adempimento dei nuovi obblighi informativi, introdotti dal decreto Trasparenza, il regolamento aziendale può svolgere un ruolo fondamentale per il datore di lavoro. Fermo restando la consegna del contratto individuale o di copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro, la disciplina di dettaglio potrà essere comunicata attraverso il rinvio al regolamento aziendale, messo a disposizione del lavoratore secondo le modalità di proprie delle singole aziende. Il regolamento, potrebbe, quindi, essere un possibile aiuto per ridurre gli adempimenti del datore di lavoro?

La circolare INL n. 4/2022 del 10 agosto scorso che ha fornito le prime (e auspicate) indicazioni in merito al contenuto e ai nuovi obblighi di informazione previsti dal D.Lgs. n. 104/20222 (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1152 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019, relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell'Unione europea), riconosce un ruolo fondamentale all’eventuale regolamento aziendale ai fini dell’adempimento dei nuovi obblighi di trasparenza in vigore dal 13 agosto.

Chiarisce infatti l’INL che alcune informazioni obbligatorie relative alle condizioni applicabili al rapporto di lavoro possono essere comunicate attraverso il rinvio non solo al contratto collettivo ma anche “ad altri documenti aziendali qualora gli stessi vengano contestualmente consegnati al lavoratore ovvero messi a disposizione secondo le modalità di prassi aziendale”.

Il regolamento interno

Il regolamento interno può essere definito come quell’insieme di norme, predisposte unilateralmente dal datore di lavoro, che stabiliscono regole e comportamenti ammessi e non ammessi all’interno dell’azienda.

Provando a collocarlo nelle “gerarchia delle fonti” che regolano il rapporto di lavoro, lo possiamo definire come un atto unilaterale del datore, attuato e legittimato ai sensi dell’art. 2104 c.c., co. 2: “E’ l'obbligo di osservare le disposizioni per l'esecuzione e la disciplina del lavoro, che l'imprenditore o i suoi collaboratori impartiscono per conformare la prestazione di lavorativa alle esigenze dell'impresa”.

La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 5768/2016 ha stabilito che il Regolamento rientra “tra le cosiddette fonti sociali - tra le quali vanno considerati sia i contratti collettivi, sia il regolamento d'azienda e che sono definite tali perché, pur non costituendo espressione di funzione pubblica, neppure realizzano meri interessi individuali, in quanto dirette a conseguire un'uniforme disciplina dei rapporti con riferimento alla collettività impersonale dei lavoratori di un'azienda…”

Perché inserire un regolamento interno

Il regolamento interno (o policy) è un utile strumento di gestione delle risorse umane in quanto è quello strumento che consente di:

- formalizzare una serie di comportamenti, regole non scritte e situazioni astratte che si sono succedute nel corso del tempo;

- dare delle regole chiare, definite e conosciute da tempo e che si vuole vengano conosciute nel tempo;

- regolamentare l’utilizzo degli strumenti di lavoro;

- definire le modalità organizzative delle prestazioni di lavoro (orario, trasferta, abiti di lavoro, comunicazioni assenze etc.);

- allineare i comportamenti delle nuove risorse a quelle già in forza (e viceversa…..);

- garantire l’equità interna: comunicare e condividere una serie di regole applicabili indistintamente a tutti i lavoratori (regole della casa);

- accompagnare la crescita dell’azienda;

- contrastare comportamenti patologici dell’organizzazione: assenteismo, disordine, incuria, utilizzo indisciplinato di strumenti aziendali, pause;

- allineare tutti verso quella che è la vision e la mission aziendale.

Dopo l’entrata in vigore del D.Lgs. n. 104/2022, assume rilevanza anche come documento aziendale ai fini dell’assolvimento dell’obbligo di fornire alcune informazioni ai lavoratori sugli elementi essenziali del rapporto di lavoro e sulle condizioni di lavoro.

Cosa è possibile regolamentare nel regolamento interno

L’ampiezza del riferimento “all’esecuzione e la disciplina del lavoro” prevista dall’art. 2104 c.c. consente all’azienda una regolamentazione di quasi tutti gli aspetti che riguardano la gestione e l’organizzazione del personale, fermo restando che le previsioni inserite nel regolamento non possono essere peggiorative o in contrasto rispetto alla legge e alla disciplina collettiva nazionale.

Il ruolo del regolamento interno ai fini dell’applicazione del decreto Trasparenza

E’ entrato in vigore lo scorso 13 agosto 2022 il D.Lgs. n. 104/2022 che, in attuazione delle disposizioni dettate dall’UE, introduce nuovi obblighi per i datori di lavoro al momento della stipula di un contratto.

Il rispetto dei nuovi obblighi di informazione al lavoratore avviene tramite la consegna al lavoratore, all'atto dell'instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell'inizio dell'attività lavorativa, alternativamente:

a) del contratto individuale di lavoro redatto per iscritto;

b) della copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro.

La comunicazione può essere effettuata in formato cartaceo oppure elettronico e conservata a comprova in caso di controlli, fermo restando che le informazioni devono essere conservate e rese accessibili al lavoratore e il datore di lavoro ne conserva la prova della trasmissione o della ricezione per la durata di cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.

Con la circ. 4/2022 l’INL ha chiarito, in merito alle informazioni da fornire al lavoratore che, fermo restando che con la consegna del contratto individuale di lavoro o di copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro il lavoratore deve essere già informato sui principali contenuti degli istituti di cui all’art. 1 del D.Lgs. n. 152/1997 (ad es. orario di lavoro giornaliero per n. giorni alla settimana; importo retribuzione mensile per numero delle mensilità ecc.), la relativa disciplina di dettaglio potrà essere comunicata attraverso il rinvio:

- al contratto collettivo applicato,

- o ad altri documenti aziendali,

qualora gli stessi vengano contestualmente consegnati al lavoratore ovvero messi a disposizione secondo le modalità di prassi aziendale.

L’esplicito richiamo ad “altri documenti aziendali” fa sì che le informazioni comuni e trasversali alla generalità dei lavoratori possano essere inserite nel regolamento interno, fermo restando che ai fini dell’assolvimento degli obblighi di legge, sarà necessario che questo sia consegnato ovvero messo a diposizione del lavoratore.

Messa a disposizione del lavoratore che può avvenire, sempre secondo i chiarimenti dell’INL, mediante una comunicazione in formato elettronico (ad es. e-mail personale comunicata dal lavoratore, e-mail aziendale messa a disposizione dal datore di lavoratore, messa a disposizione sulla rete intranet aziendale dei relativi documenti a specificare che “le medesime informazioni sono conservate e rese accessibili al lavoratore ed il datore di lavoro ne conserva la prova della trasmissione o della ricezione per la durata di cinque anni dalla conclusione del rapporto di lavoro”).

La messa a disposizione potrà essere legittimamente effettuata ai fini del D.Lgs. n. 104/2022, mediante:

- portale intranet aziendale;

- mail aziendale del lavoratore;

- portale paghe;

- consegna a mani.

Le specifiche del D.Lgs. n. 104/2022 da inserire nel regolamento interno

Anche ai fini dell’assolvimento degli obblighi di informazione, all’interno quindi del regolamento interno sarà possibile regolamentare:

Argomento	Disciplina
Orario di lavoro	- l’orario di lavoro settimanale, la sua articolazione giornaliera e le modalità di registrazione delle presenze - le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un'organizzazione dell'orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile - la disciplina del lavoro straordinario e le maggiorazioni previste dal contratto collettivo o le eventuali condizioni migliorative previste a livello aziendale
Assenze	- la gestione delle ferie ovvero il maturato ai sensi del contratto collettivo (con eventuale differenziazione per categoria legale) e la modalità di fruizione delle stesse - la disciplina dei permessi e degli altri congedi previsti dalla contrattazione collettiva
Formazione	L’eventuale gestione della formazione obbligatoria e facoltativa che sarà erogata dal datore di lavoro e le modalità di retribuzione delle ore ad essa dedicate
Risoluzione del rapporto di lavoro	La procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore
Aspetti previdenziali	Enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso