People Analytics: trasformare i dati in strategia per le risorse umane

Riprendiamo la pubblicazione del Podcast 'Capitale umano', il cui ultimo argomento affrontato è stato 'Il ruolo dell’HR manager nella formazione aziendale'.

Approfodiamo qui ancora un tema molto importante per le Risorse Umane: il concetto di "people analytics". Vediamo di cosa si tratta.

Andrea Mazzini

I dati sono diventati una delle risorse più preziose per le aziende e il mondo delle risorse umane, storicamente dedicato alla gestione del personale dal punto di vista contrattuale e relazionale, oggi si trova di fronte a grande cambiamento, dove l'utilizzo intelligente dei dati sta ridisegnando il modo in cui manager e imprenditori gestiscono il proprio capitale umano.

In questo contesto, emerge con forza il concetto di "people analytics", una disciplina che promette di trasformare radicalmente l'approccio alla gestione del personale.

Cerchiamo, dunque, di capire innanzitutto cosa si intende per “people analytics” e quali sono i suoi ambiti di applicazione. 

Il termine – neanche a dirlo, anglosassone - indica l'utilizzo di tecniche di analisi avanzate ai dati relativi alle risorse umane, con l'obiettivo di prendere decisioni più informate e strategiche in ambito HR. Questo approccio basato sui dati sta rapidamente conquistando le direzioni del personale e i manager, offrendo alle aziende la possibilità di ottimizzare processi, migliorare la produttività e incrementare la soddisfazione dei dipendenti.

L’argomento è ampio e può essere affrontato con diversi gradi di profondità. In questa sede cercheremo di approfondire il mondo della people analytics, analizzandone le potenzialità, le sfide e le applicazioni pratiche, per fornire un quadro di insieme del trend in atto e delle opportunità che si aprono per gli specialisti della materia. Ci concentreremo su come raccogliere e analizzare efficacemente i dati sui dipendenti e su come utilizzare queste informazioni per prendere decisioni strategiche che possano fare la differenza nel successo a lungo termine di un'organizzazione.

L'evoluzione della gestione delle risorse umane

Per comprendere appieno l'importanza della people analytics, è necessario fare un passo indietro e osservare l'evoluzione della gestione delle risorse umane negli ultimi decenni. 

Partiamo dagli Anni '80 e '90, dove il focus era principalmente sui processi amministrativi e di compliance, per poi passare ai primi Anni 2000, dove nasce la prima “emergenza” nella gestione strategica delle risorse umane, mentre dal 2010 in poi troviamo l’ascesa della people analytics e dell'HR data-driven.

Questa evoluzione ha portato un cambiamento molto importante nel ruolo dell'HR all'interno delle organizzazioni, trasformandolo da una funzione puramente amministrativa, a un partner strategico per il business aziendale.

Lo scopo della people analytics

La people analytics, cioè l'uso di tecniche di analisi dei dati e metodi scientifici per comprendere, migliorare e ottimizzare la gestione delle persone all'interno di un'organizzazione, ha come funzione principale di fornire insights basati sui dati per supportare i processi decisionali in ambito HR e, più in generale, a livello aziendale.

Nell'attuale panorama di mercato, caratterizzato da una competizione sempre più serrata e da rapidi cambiamenti tecnologici, l'importanza dei dati nelle decisioni HR risulta fondamentale e questo per l’importanza dei dati nel fornire una base oggettiva alle decisioni, riducendo il rischio di bias e pregiudizi; l'analisi dei dati, inoltre, permette di fare previsioni più accurate su tendenze e trend, come il turnover o le esigenze di nuove competenze in azienda; i dati aiutano, inoltre, ad identificare dove allocare le risorse per ottenere il massimo ritorno sull'investimento e di monitorare l'efficacia delle iniziative HR per apportare migliorie continue.

Tipologie di dati utilizzati nella people analytics

La people analytics si basa su una vasta gamma di dati relativi ai dipendenti e all'organizzazione, dal che deriva quanto sia importante comprendere quali tipologie di dati possono essere raccolti e analizzati per trarre insights significativi.

Partiamo dai dati demografici e professionali, che forniscono informazioni di base sui dipendenti e includono età, genere, livello di istruzione, esperienza lavorativa, ruolo attuale e storico dei ruoli ricoperti, competenze e certificazioni. Ad essi si aggiungono i dati sulle performance, cruciali per valutare l'efficacia dei dipendenti, in particolare: valutazioni delle prestazioni, obiettivi raggiunti, produttività, feedback da superiori, colleghi e clienti.

Una seconda tipologia di dati riguarda la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, che permettono di tracciare il percorso di crescita di ciascuno: quali corsi di formazione sono stati completati, quali competenze sono state acquisite, i pani di sviluppo individuali, il mentoring e coaching svolti.

Passiamo quindi ai dati sull'engagement e la soddisfazione, che misurano il livello di coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti: risultati di sondaggi sull'engagement, feedback anonimi, tassi di partecipazione a iniziative aziendali, utilizzo di benefit e programmi di welfare.

Molto importante è poi la serie di dati relativi al turnover e alla retention; questi dati aiutano a comprendere i modelli di permanenza e di uscita dei dipendenti: dai tassi di turnover volontario e involontario, alla durata media dell'impiego, i motivi di uscita (da exit interview) e i tassi di promozione interna.

Più delicati sono i dati sulla salute e il benessere, oggi sempre più importanti: tassi di assenza per malattia, utilizzo di programmi di benessere, livelli di stress (da sondaggi o altri indicatori), incidenti sul lavoro. 

Infine, i dati che collegano le metriche HR ai risultati di business: produttività di team e dipartimenti, contributo ai ricavi per dipendente, costi del personale, KPI specifici del settore.

Metodologie di raccolta dati

La raccolta dei dati è il primo passo fondamentale nel processo di people analytics. La qualità e l’affidabilità del dato sono la base per ogni successiva operazione di analytics.

I sistemi HRIS (Human Resource Information System) sono la spina dorsale della raccolta dati in ambito HR. Questi sistemi centralizzano e gestiscono un’ampia gamma di informazioni sui dipendenti, tra cui: dati anagrafici e di contatto, informazioni contrattuali e retributive, storico delle posizioni ricoperte, formazione e sviluppo, valutazioni delle prestazioni. Ciò porta numerosi vantaggi, come la centralizzazione dei dati, l’automazione della raccolta e la facilità di accesso e reporting. Per realizzare tutto ciò è necessario compiere investimenti per l’implementazione e la manutenzione dei sistemi, la formazione del personale HR e l’integrazione con altri sistemi aziendali.

Un altro strumento prezioso per raccogliere dati qualitativi e quantitativi direttamente dai dipendenti sono i sondaggi e feedback, che possono essere utilizzati per misurare l’engagement e la soddisfazione dei dipendenti, il clima organizzativo, l’efficacia dei programmi HR, le opinioni su specifiche iniziative aziendali.

Anche il tracking delle performance è un fattore importante e può essere realizzato attraverso diversi strumenti, come i sistemi di gestione degli obiettivi (OKR, MBO), le valutazioni periodiche delle prestazioni, il feedback continuo (360°, peer-to-peer), KPI specifici per ruolo o dipartimento.

Infine, le fonti esterne possono fornire dati preziosi per contestualizzare e arricchire l'analisi interna, come benchmark di settore, dati sul mercato del lavoro, trend tecnologici e di competenze, analisi della concorrenza.

Integrazioni con altri sistemi aziendali

Per avere una visione completa, è fondamentale integrare i dati HR con quelli provenienti da altri sistemi aziendali, per esempio con:

- ERP (Enterprise Resource Planning)
- CRM (Customer Relationship Management)
- Sistemi di project management
- Piattaforme di e-learning
- Strumenti di collaborazione e comunicazione.

Questa integrazione permette di collegare i dati HR con le metriche di business, fornendo insights più completi e strategici.

Considerazioni etiche e legali nella raccolta dati

Il dato se, da un lato, è un prezioso strumento di analisi e decisionale, dall’altro, apre scenari di privacy, compliance ed etiche.

Rispettare le normative sulla privacy, ottenere il consenso informato dei dipendenti, garantire la sicurezza e la confidenzialità dei dati, essere trasparenti sulle finalità e le modalità di utilizzo dei dati, evitare discriminazioni basate sui dati raccolti, sono alcuni degli aspetti delicati a cui fare attenzione.

Una volta raccolti i dati, il passo successivo è l'analisi.

Le tecniche di analisi dei dati in people analytics possono variare da metodi statistici di base a tecniche avanzate di machine learning e intelligenza artificiale:

• Analisi descrittiva: è il punto di partenza dell'analisi dei dati HR: fornisce una panoramica dello stato attuale dell'organizzazione attraverso statistiche descrittive (medie, mediane, deviazioni standard), visualizzazioni (grafici, diagrammi, dashboard), reporting periodico su KPI HR.
• Analisi diagnostica: cerca di spiegare il "perché" dietro i fenomeni osservati. Utilizza tecniche come, l’analisi di correlazione, l’analisi delle cause radice, la segmentazione e clustering. Applicato in ambito HR permette di identificare i fattori che influenzano il turnover, di analizzare le cause di bassi livelli di engagement in specifici team, e di comprendere le ragioni dietro le differenze di performance tra dipartimenti
• Analisi predittiva: utilizza modelli statistici e di machine learning per prevedere tendenze future. Le tecniche più comuni includono la regressione (lineare, logistica, ecc.), gli alberi decisionali, il random Forest e le reti neurali.
• Text mining e analisi del sentiment: entriamo nelle tecniche che permettono di analizzare dati non strutturati come i feedback aperti nei sondaggi, le comunicazioni interne, i post sui social media aziendali, che possono essere utilizzate per valutare il sentiment generale dei dipendenti, identificare temi ricorrenti nelle preoccupazioni del personale e analizzare l'efficacia della comunicazione interna.

Applicazioni pratiche della people analytics

La people analytics trova applicazione in numerosi ambiti della gestione delle risorse umane.

Vediamo alcune delle aree più rilevanti in cui questa disciplina sta facendo la differenza:

• Recruiting e selezione: la people analytics sta rivoluzionando il processo di recruiting, rendendolo più efficiente e efficace.
• Analisi predittiva per l'adattamento culturale: utilizzando dati storici sulle performance e la retention dei dipendenti, è possibile creare modelli che predicono quali candidati avranno maggiori probabilità di successo nell'organizzazione.
• Ottimizzazione dei canali di recruiting: analizzando i dati sulle fonti di candidati di successo, le aziende possono allocare meglio le risorse di recruiting.
• Riduzione dei bias nel processo di selezione: l'uso di algoritmi può aiutare a identificare e mitigare pregiudizi inconsci nel processo di selezione.
• Previsione delle esigenze di personale: analizzando trend di business e dati storici, è possibile prevedere con maggiore accuratezza le future esigenze di personale.

Engagement e retention dei dipendenti

Mantenere i dipendenti motivati e trattenere i talenti è una sfida importante per molte organizzazioni.

La people analytics può aiutare in diversi modi, come ad esempio:

• Previsione del rischio di turnover: analizzando fattori come l'engagement, le performance, la retribuzione e altri indicatori, è possibile identificare i dipendenti a rischio di lasciare l'azienda.
• Analisi delle cause di turnover: attraverso l'analisi dei dati delle exit interview e di altri indicatori, è possibile identificare i fattori principali che spingono i dipendenti a lasciare l'organizzazione.
• Ottimizzazione dei programmi di engagement: analizzando l'impatto di diverse iniziative sull'engagement dei dipendenti, le aziende possono focalizzarsi su quelle più efficaci.
• Personalizzazione delle strategie di retention: utilizzando dati su preferenze, aspirazioni e performance dei dipendenti, è possibile creare strategie di retention su misura per diversi segmenti di popolazione aziendale.

Formazione e sviluppo

La people analytics può trasformare  anche l'approccio alla formazione e allo sviluppo dei dipendenti, vediamo in che modo:

• Identificazione dei gap di competenze: analizzando i dati sulle performance, le valutazioni delle competenze e le tendenze di mercato, è possibile identificare con precisione le aree in cui è necessario investire in formazione.
• Personalizzazione dei percorsi di apprendimento: utilizzando dati su stili di apprendimento, interessi e obiettivi di carriera, è possibile creare percorsi formativi personalizzati per ogni dipendente.
• Misurazione dell'efficacia della formazione: attraverso l'analisi dei dati pre e post formazione, è possibile valutare l'impatto reale dei programmi formativi sulle performance e sul business.
• Previsione delle future esigenze di competenze: analizzando trend di mercato e dati interni, è possibile anticipare quali competenze saranno cruciali in futuro e pianificare di conseguenza.

Pianificazione della forza lavoro

La people analytics gioca poi un ruolo chiave nella pianificazione strategica della forza lavoro, ad esempio:

• Previsione dei fabbisogni di personale: utilizzando modelli predittivi che tengono conto di fattori come crescita aziendale, turnover e cambiamenti tecnologici, è possibile prevedere con maggiore accuratezza le future esigenze di personale.
• Analisi degli scenari: la people analytics permette di creare modelli "what-if" per valutare l'impatto di diverse strategie di workforce planning.
• Ottimizzazione della struttura organizzativa: analizzando dati su produttività, collaborazione e flussi di lavoro, è possibile identificare opportunità per ottimizzare la struttura organizzativa.
• Gestione dei talenti e piani di successione: utilizzando dati su performance, potenziale e competenze, è possibile creare piani di successione più robusti e identificare i futuri leader dell'organizzazione.

Diversity e inclusione

Infine, la people analytics può supportare le iniziative di diversity e inclusione in diversi modi:

• Monitoraggio della diversità: attraverso dashboard e metriche specifiche, è possibile monitorare in tempo reale la diversità a tutti i livelli dell'organizzazione.
• Identificazione di bias nei processi HR: analizzando dati su assunzioni, promozioni e valutazioni delle performance, è possibile identificare potenziali bias inconsci nei processi HR.
• Misurazione dell'impatto delle iniziative D&I: utilizzando analisi avanzate, è possibile valutare l'efficacia delle diverse iniziative di diversity e inclusione e il loro impatto sul business.
• Previsione della pipeline di talenti diversi: modelli predittivi possono aiutare a identificare potenziali gap nella pipeline di talenti diversi e guidare strategie di recruiting mirate.

Il futuro della people analytics

La people analytics è un campo in rapida evoluzione, guidato da progressi tecnologici e cambiamenti nel mondo del lavoro. Alcune tendenze e sviluppi che probabilmente caratterizzeranno il futuro di questa disciplina prevedono che l’AI e il machine learning diventeranno sempre più sofisticati, permettendo analisi predittive più accurate, personalizzazione in tempo reale delle esperienze dei dipendenti, automazione di compiti HR di routine.

La capacità di analizzare dati in tempo reale creeranno le condizioni per le organizzazioni di rispondere rapidamente a cambiamenti nell'engagement o nelle performance, di fornire feedback e coaching immediato ai dipendenti e di adattare dinamicamente politiche e pratiche HR.

Possiamo prevedere che ci sarà un focus crescente sull'analisi olistica dell'esperienza dei dipendenti, integrando dati da tutte le fasi del ciclo di vita del dipendente per creare un quadro completo del loro percorso all'interno dell'organizzazione.

Abbiamo visto, dunque, come la people analytics, stia rapidamente diventando una competenza essenziale per le organizzazioni, che trasformerà il modo in cui le aziende gestiscono il proprio capitale umano, con decisioni non più basate sull'intuito, ma su strategie guidate dai dati.

Una vera e propria rivoluzione nel campo delle risorse umane, che permetterà alle organizzazioni di comprendere e gestire il loro capitale umano in modi precedentemente inimmaginabili.

È sempre utile ricordare, tuttavia, che la people analytics non sostituisce l'empatia, l'intuizione e l'esperienza dei professionisti HR, bensì le potenzia. Il vero valore della people analytics emerge quando i dati vengono interpretati nel contesto più ampio dell'organizzazione, della sua cultura e dei suoi obiettivi.

Per i consulenti del lavoro e i professionisti HR, la people analytics offre un'opportunità unica di elevare il proprio ruolo strategico all'interno dell'organizzazione, fornendo insights basati sui dati, che possono guidare decisioni cruciali che influenzano non solo la funzione HR, ma l'intera strategia aziendale.

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